Chứng từ giao nhận hàng hóa bao gồm những gì?

Khi tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, việc quản lý và kiểm soát chứng từ giao nhận hàng hóa là một phần không thể thiếu. Những chứng từ này không chỉ đơn thuần là các văn bản pháp lý. Mà còn là cơ sở để thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế một cách hiệu quả và minh bạch. Từ việc xác định nguồn gốc và thông tin về hàng hóa đến việc xác nhận việc vận chuyển và nhập khẩu, chứng từ giao nhận hàng hóa. Hãy cùng tìm hiểu các loại chứng từ giao nhận hàng hóa bao gồm những gì? Vai trò và tầm quan trọng của các loại giấy tờ này trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Các loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bao gồm

Hợp đồng ngoại thương (hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu)

Là một loại văn bản pháp lý thỏa thuận giữa người mua và người bán ở hai quốc gia khác nhau. Cập nhập toàn bộ các thỏa thuận, quyền, nghĩa vụ người mua và người bán trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Đồng thời chứng từ này cung cấp một cơ sở pháp lý. Cho việc thực hiện và giải quyết các vấn đề trong quá trình giao dịch quốc tế. Bao gồm cả việc khiếu nại, xử lý khiếu nại và bồi thường khi có bất kỳ vi phạm nào từ bên mua hoặc bên bán.

Các điều khoản chính trong hợp đồng ngoại thương thường bao gồm:

• Thông tin về các bên: Bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của người mua và người bán.
• Mô tả hàng hóa/dịch vụ: bao gồm số lượng, chất lượng, quy định kỹ thuật, đóng gói,…
• Giá cả và điều kiện thanh toán: Các điều kiện về thanh toán như phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, và bất kỳ chi phí nào khác liên quan.
• Thời gian và điều kiện giao hàng: Xác định thời điểm và địa điểm giao hàng, cùng với bất kỳ điều kiện đặc biệt nào về việc giao nhận hàng hóa.
• Bảo hành và chất lượng: Các điều khoản liên quan đến bảo hành sản phẩm và cam kết về chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Trách nhiệm pháp lý: Xác định trách nhiệm pháp lý của mỗi bên trong trường hợp có tranh chấp, vi phạm hợp đồng hoặc vấn đề khác phát sinh.
• Các điều khoản chung: Bao gồm các điều khoản về thay đổi hợp đồng, phá hủy hợp đồng, áp dụng luật pháp và giải quyết tranh chấp.

C/O- Giấy chứng nhận xuất xứ

Loại giấy tờ thường được sử dụng để xác định quốc gia sản xuất hàng hóa. Có tác dụng quyết định đối với các chính sách thuế và thủ tục thông quan.

Các quy định về thuế và thủ tục thông quan thường khác biệt dựa trên quốc gia sản xuất của hàng hóa. Chủ hàng nhập khẩu được hưởng các ưu đãi thuế hoặc miễn thuế dựa trên nơi xuất xứ của hàng hóa. Do đó, việc xác định chính xác xuất xứ của hàng hóa thông qua giấy chứng nhận xuất xứ là rất quan trọng.

Ngoài ra, C/O cũng là cơ sở để các cơ quan chức năng thực hiện các hoạt động. Như kiểm tra, giám sát và áp dụng các biện pháp chống phá giá, trợ giá. Nhằm duy trì hệ thống hạn ngạch và thống kê thương mại. Đảm bảo rằng các hàng hóa được giao dịch trên thị trường quốc tế đều tuân thủ các quy định pháp lý và thương mại của các quốc gia liên quan.

C/Q- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng

C/Q là loại giấy tờ xác nhận rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và số lượng được quy định trong hợp đồng mua bán.

Có hai hình thức chứng nhận chất lượng hàng hóa:

• Chứng nhận tự nguyện: Doanh nghiệp tự ý chứng nhận hàng hóa của họ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Dựa theo tiêu chuẩn quốc gia hay của tiêu chuẩn quốc tế.
• Chứng nhận bắt buộc: Chứng nhận được thực hiện theo yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước. Các sản phẩm cần phải có chứng nhận chất lượng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng quy định.

Tuy nhiên, đối với việc thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Giấy C/Q không phải lúc nào cũng là yêu cầu bắt buộc trong hồ sơ hải quan. Trong một số trường hợp cụ thể, khách hàng/cơ quan nhập khẩu có thể yêu cầu cung cấp giấy C/Q để đảm bảo tính an toàn và chất lượng của hàng hóa.

Hóa đơn thương mại (hay là Invoice)

Hóa đơn thương mại đóng vai trò là cơ sở cho quá trình thanh toán và có nhiều bản dành cho các bên liên quan như ngân hàng, cơ quan bảo hiểm và cơ quan hải quan. Thông thường, trên hóa đơn thương mại sẽ có các thông tin quan trọng. Như: Đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa, các điều kiện và cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán.

Người mua hàng có được thông tin chi tiết và đầy đủ về các điều kiện giao dịch, giá trị hàng hóa và phương thức thanh toán. Điều này giúp họ có thể thanh toán đúng hạn và đúng cách dựa trên các yêu cầu mà bên bán đã đề ra.

Tham khảo: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mới nhất mà bạn nên biết

Phiếu đóng gói (hay là Packing list)

Là một bảng kê khai chi tiết về các hàng hoá trong một kiện hàng hoặc một container. Cung cấp thông tin về số lượng, mô tả, kích thước, trọng lượng và các thông tin về việc đóng gói hàng hoá.

Mặc dù Packing list và Commercial Invoice có thể chứa nhiều thông tin giống nhau và thường có cùng một mẫu. Nhưng nhìn chung mỗi loại sẽ có chức năng khác nhau. Vì vậy, để đơn giản hóa, có thể hiểu rằng Commercial Invoice là chứng từ tài chính và pháp lý. Còn Packing list tập trung vào mặt vật lý của hàng hoá và quy trình vận chuyển.

Bộ chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải là những tài liệu được sử dụng để xác nhận và ghi nhận việc vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến nơi đích. Các loại chứng từ vận tải thường bao gồm:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Đây là bằng chứng pháp lý về việc hãng tàu đã nhận hàng hoá. Và cam kết vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích theo điều kiện đã thỏa thuận. Bill of Lading là một tài liệu chứng minh quyền sở hữu của hàng hóa và là cơ sở cho việc thanh toán.
• Vận đơn đường hàng không: Tương tự như vận đơn đường biển. Đây là tài liệu chứng nhận việc hãng hàng không đã nhận hàng và cam kết vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.
• Vận đơn đường bộ: Đây là tài liệu chứng nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ từ nơi xuất phát đến nơi đích.

Lời kết 

Trong mỗi quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế, các chứng từ giúp đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các giao dịch thương mại. Từ hóa đơn thương mại xác nhận giá trị và điều kiện thanh toán. Đến phiếu đóng gói mô tả chi tiết về các mặt hàng. 

Bằng cách sử dụng các chứng từ giao nhận hàng hóa các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Đồng thời đảm bảo tính an toàn và chất lượng của hàng hóa, tăng cường niềm tin từ phía khách hàng. Sự hiểu biết và sử dụng đúng cách các loại chứng từ này không chỉ là yếu tố quan trọng trong việc thành công của mỗi giao dịch thương mại quốc tế. Mà còn là điều kiện tiên quyết để thúc đẩy sự phát triển bền vững của các mối quan hệ thương mại trên toàn cầu.

Trên đây là những chứng từ giao nhận hàng hóa mà mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm rõ. Cảm ơn bạn đọc đã xem hết bài viết và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo trong chuyên mục Tin tức của Thegioidenled.

Thegioidenled - Thế giới đèn led là đơn vị chuyên cung cấp, cho thuê màn hình led và các sản phẩm đèn led, module led, dây led.Chất lượng, đảm bảo nhất cho đối tác....Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.